Medewerker Officemanagement

Amsterdam 11 January 2023
Ben jij een duizendpoot, houd jij van organiseren en ben je communicatief vaardig? Lees dan snel verder want dan is deze functie absoluut iets voor jou!

Je komt in een gezellig en informeel team van 5 collega’s te werken. De afdeling Office Management bestaat uit één Office Manager, drie Office Management Assistants en één Coördinator Facility.

De aard van de werkzaamheden is heel divers, maar dat maakt de functie juist leuk. 

Je zult je voornamelijk bezighouden met administratieve taken, waarin je veel eigen werkzaamheden en verantwoordelijkheden hebt. 

Wij zoeken iemand die met veel plezier allerlei verschillende werkzaamheden uitvoert en onder alle omstandigheden nauwkeurig en service- en resultaatgericht blijft werken. 

Je bent oplossingsgericht en proactief, communicatief sterk en je staat stevig in je schoenen. 

Andere woorden waar je jezelf in herkent zijn: flexibel, secuur en humor.

Je kunt omgaan met de hectiek van een professionele zakelijke omgeving en je bent iemand die snel kan reageren. Ad-hoc taken zijn voor jou geen probleem.  

Waar houd je je vooral mee bezig?

Jij bent als geen ander op de hoogte van de interne evenementenkalender en zorgt ervoor dat alle voorbereidingen tot in de puntjes geregeld zijn. Je bent de vraagbaak van de afdeling en bent in staat om zowel interne als externe contactpersonen te woord te staan en daarbij te sturen op gemaakte afspraken. De contactpersonen variëren intern van assistent tot aandeelhouder tot extern een contact namens de cliënt. 

Daarnaast heb je contact met zowel de interne als de externe cateraar en huur je technische ondersteuning in. Je plant aanvragen, beheert het proces en als er iets niet volgens planning verloopt (wat jou uiteraard niet ontgaat) dan trek je aan de bel bij de juiste persoon. Dit alles doe je nauw samen met een of meer collega’s uit het team. 

Voorbeelden van werkzaamheden zijn:

  • Coördineren en inregelen van aanvragen voor interne bijeenkomsten, webinar/seminars, borrels, diners.

  • Operationele voorbereiding waaronder het maken van een actielijst en het informeren van de receptie, het vergadercentrum, de catering, de beveiliging, de schoonmaak, de facilitaire afdeling.

  • Het bedenken, uitwerken en inplannen van de diverse benodigde ombouwen.

  • Het regelen van de ontvangst / aanvragen van hostessen, het samenstellen/verwerken van bezoekerslijsten.

Wie ben jij?

Naast uiteraard een ontzettend gezéllige collega, zijn wij op zoek naar een gestructureerd en georganiseerd persoon die uitermate goed overzicht kan houden. Deze functie zou mooi aansluiten als je 3-5 jaar ervaring hebt opgedaan na het afronden van je MBO opleiding. 

Je bent communicatief vaardig en je hebt een hands-on mentaliteit. Daarnaast heb je een projectmatige aanpak en verzorg je elk evenement tot in de puntjes. Je voelt je thuis in een informele werkomgeving waar service centraal staat, je bent assertief indien nodig, maar je hebt te allen tijden een klantgerichte instelling. Daarnaast is een goede kennis van Excel een must en is een uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal een vereiste.

Wie zijn wij?

Loyens & Loeff is een onafhankelijke aanbieder van juridische diensten waar fiscalisten, advocaten en notarissen samenwerken aan geïntegreerde dienstverlening op het gebied van recht in de Benelux en Zwitserland. Zowel grote en middelgrote, nationaal en internationaal opererende ondernemingen alsmede particulieren worden op juridisch gebied bediend. Wereldwijd werken er 1500 medewerkers waarvan ruim 850 specialisten, fiscalisten, advocaten en notarissen in 6 kantoren in de thuismarkt en in 8 vestigingen in de belangrijke financiële centra in de wereld, Europa, Azië en de Verenigde Staten. De organisatie onderhoudt intensieve relaties met gerenommeerde internationale advocatenkantoren en belastingadvieskantoren.

Wat bieden wij jou?

  • Een moderne, informele en internationale werkomgeving, goed bereikbaar met OV;

  • Goede doorgroeimogelijkheden en een ruim opleidingsbudget;

  • Een marktconform salaris;

  • Een volle maand vakantiegeld en een feestdagenuitkering in december;

  • Een IPhone en een fietsregeling;

  • Uitstekende extra's zoals: sportfaciliteiten, catering en gratis fruit op het werk.

Solliciteer op deze vacature!
Heb je nog vragen? 

Voor inhoudelijke informatie kun je terecht bij Mirjam Spooren (+31 20 578 55 42), Office Manager, Mirjam.Spooren@loyensloeff.com of Cisca de Jong-Heeman (+31 20 578 56 52), Coördinator Facility, cisca.de.jong@loyensloeff.com.  

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure kun je terecht bij Maud Creemers (Recruitment Business Partner): +31 20 578 51 52

(NL) Note: De integriteit van Loyens & Loeff als kantoor en van onze medewerkers is essentieel. Screening van onze medewerkers maakt daarom deel uit van de indiensttreding. De screening vindt plaats op basis van de rol die u gaat vervullen bij Loyens & Loeff. Afhankelijk van het functieniveau kan de screening bestaan uit een VOG. Uw arbeidsovereenkomst treedt pas in werking onder de opschortende voorwaarde dat de screening volledig en positief is afgerond. Neem contact op met de desbetreffende Recruitment Business Partner voor meer informatie over deze screening.  

Share Go to Magnet me

Interested?

Apply

Questions?