Code de conduite des fournisseurs
Loyens & Loeff mène ses activités de manière responsable et éthique. Loyens & Loeff attend de ses fournisseurs qu’ils s’engagent en faveur de la responsabilité sociale des entreprises. Le Code de conduite des fournisseurs de Loyens & Loeff s’appuie sur plusieurs lignes directrices de l’Organisation de coopération et de développement économiques (OCDE). Notre code définit des normes en matière de conduite commerciale éthique et équitable et décrit la manière dont nous souhaitons traiter les personnes, mener nos activités et améliorer notre environnement en collaboration avec d'autres parties.
Objet et champ d'application
A. Le présent Code de conduite des fournisseurs (ci-après dénommé le “ Code ”) définit les principes et les attentes de notre société (“ LOYENS & LOEFF ”) concernant la manière dont les organisations qui fournissent des biens et des services à LOYENS & LOEFF (ci-après dénommées les “ Fournisseurs ”), y compris leurs représentants et leurs salariés, doivent mener leurs activités et entretenir leurs relations avec nous.
B. Notre cabinet, LOYENS & LOEFF, ainsi que ses bureaux à l'étranger, exercent leurs activités sous la marque principale LOYENS & LOEFF.
C. Conformément à nos valeurs, nous nous engageons à trouver le juste équilibre entre les actionnaires, les clients, les collaborateurs et les communautés.
D. Nos valeurs reposent sur l'excellence du service que nous offrons à nos clients et à nos collègues, une éthique professionnelle qui favorise le travail d'équipe pour réussir, la prise de responsabilité individuelle pour atteindre un haut niveau de performance, la diversité comme moteur de croissance, ainsi que l'innovation et l'intégrité dans tout ce que nous entreprenons.
E. Notre organisation, nos actionnaires et l'ensemble de nos collaborateurs ont le devoir de respecter les lois et réglementations en vigueur, et sont tenus d'adopter un comportement responsable et éthique.
F. Nous attendons de nos fournisseurs qu'ils exercent leurs activités dans le respect de valeurs comparables aux nôtres et conformément à des pratiques commerciales prudentes.
I. Intégrité commerciale
1. Respect de la législation
a) Dans toutes leurs activités, les fournisseurs doivent veiller à exercer leurs activités dans le respect des lois, règles et réglementations applicables dans les juridictions où ils opèrent.
b) Les fournisseurs tiennent une comptabilité et des registres commerciaux exacts, conformément à l'ensemble des lois, règles et réglementations applicables, ainsi qu'aux pratiques comptables en vigueur.
2. Concurrence
a) LOYENS & LOEFF adhère au principe de la concurrence loyale, sur lequel repose la conduite de ses activités, et s'engage à respecter l'ensemble des lois applicables interdisant les restrictions à la concurrence, les pratiques commerciales déloyales ou les abus de pouvoir économique.
b) Dans leurs relations avec nos collaborateurs, les fournisseurs ne doivent pas chercher à obtenir un avantage indu ou un traitement préférentiel en raison d'autres relations qu'ils pourraient entretenir avec nous (par exemple, en tant que client).
c) Le favoritisme et le népotisme sont strictement interdits.
d) Tous les achats, ventes et autres engagements contractuels doivent être fondés exclusivement sur des critères de qualité, de service, de prix et d'efficacité. Seules des raisons strictement commerciales doivent déterminer s'il convient de conclure un contrat et avec qui.
3. Cadeaux et frais de représentation
a) La nature des cadeaux ou des invitations ne doit pas, de par leur qualité, leur quantité ou le moment où ils sont offerts, permettre aux fournisseurs d'en tirer un avantage indu ou de bénéficier d'un traitement préférentiel.
b) Nous attendons des fournisseurs qu'ils tiennent un registre approprié des échanges de cadeaux et des invitations à des réceptions avec nos collaborateurs.
4. Lutte contre les pots-de-vin et la corruption
a) LOYENS & LOEFF s'engage à mener ses activités dans le respect de la loi et de l'éthique, dans le cadre d'un système de libre entreprise. Les pratiques de corruption (le fait d'obtenir, ou de tenter d'obtenir, un avantage personnel ou commercial par des moyens irréguliers ou illégaux) avec des clients, des fournisseurs, des agents publics ou tout autre tiers sont strictement interdites. Les fournisseurs ne doivent adopter aucun comportement susceptible d’exposer notre organisation au risque d’enfreindre les lois anti-corruption.
5. Informations privilégiées et barrières à l'information
a) Dans le cadre de leurs relations avec LOYENS & LOEFF, si les fournisseurs ont connaissance d'informations privilégiées nous concernant ou concernant nos clients, nous attendons d'eux qu'ils mettent en place des politiques et des procédures garantissant le traitement et l'utilisation appropriés de ces informations (telles que des barrières d'information).
b) Ces politiques et procédures doivent respecter les exigences légales et réglementaires applicables afin d'empêcher tout accès ou toute divulgation inappropriés d'informations privilégiées.
II. Pratiques commerciales responsables
6. Confidentialité et sécurité de l'information
a) Les fournisseurs doivent se conformer aux lois, règles et réglementations applicables des juridictions dans lesquelles ils exercent leurs activités en matière de protection de la vie privée et de sécurité des informations, et ne doivent utiliser les informations obtenues dans le cadre de leur relation avec nous qu’aux fins qui leur ont été indiquées.
b) Les fournisseurs doivent conserver les informations conformément à ce qui a été convenu avec LOYENS & LOEFF et mettre en place des politiques et procédures de sécurité de l'information appropriées afin de garantir la sécurité de l'accès à nos informations.
c) Les fournisseurs doivent nous signaler sans délai toute violation avérée ou présumée de la confidentialité, toute faille de sécurité ou toute perte de nos informations.
d) Les prestataires sont tenus de préserver la confidentialité de toutes les informations concernant LOYENS & LOEFF, les services faisant l'objet du contrat et l'exécution de ces services.
7. Reprise des activités et plans d'urgence
a) Pour certains services fournis par les Fournisseurs, compte tenu de leur importance pour nos activités ou de la nature des activités concernées, nous attendons de ces derniers qu’ils élaborent, tiennent à jour et testent leurs plans de continuité d’activité et de reprise après sinistre conformément aux exigences réglementaires, contractuelles et de niveau de service applicables.
8. Externalisation et sous-traitance
a) Nous reconnaissons que l'externalisation est une pratique à laquelle les fournisseurs peuvent recourir pour favoriser l'innovation, pallier un manque de ressources et/ou améliorer leur efficacité opérationnelle.
b) Nous reconnaissons également que les fournisseurs peuvent être amenés à faire appel à des sous-traitants pour la prestation de leurs services.
c) Toutefois, nous attendons des Fournisseurs qu’ils ne sous-traitent pas les services qu’ils nous fournissent ni qu’ils externalisent des activités ayant une incidence directe sur la livraison des biens et la prestation des services qui nous sont destinés, sans notre accord écrit préalable.
d) Lorsque l'autorisation est accordée, il est important pour nous de connaître les lieux où les travaux seront effectués ainsi que les parties impliquées dans la prestation des services.
e) En outre, les fournisseurs doivent contrôler les accords d’externalisation ou de sous-traitance afin de s’assurer qu’ils sont conformes à leurs obligations contractuelles et au présent Code, et fournir, sur demande, des preuves de ce contrôle.
III. Traitement responsable des personnes
9. Respect et diversité
a) Les fournisseurs doivent veiller à ce que leurs lieux de travail soient empreints de professionnalisme et de respect de la dignité de chaque personne avec laquelle leurs employés sont en contact.
b) Les fournisseurs doivent respecter la diversité de leurs employés, de leurs clients et des autres personnes avec lesquelles ils interagissent, notamment en respectant les différences telles que le genre, la race, la couleur de peau, l'âge, le handicap, l'orientation sexuelle, l'origine ethnique et la religion.
c) Les fournisseurs ne doivent en aucun cas tolérer le harcèlement, la discrimination, la violence, les représailles et tout autre comportement irrespectueux ou inapproprié.
d) Les fournisseurs doivent respecter la dignité de leurs propres salariés et de tiers, adhérer aux principes de diversité et veiller à ce que le climat de travail soit respectueux. Consultez le lien vers notre Code de conduite dans la rubrique « Informations sur la gouvernance ».
10. Pratiques en matière d'emploi
a) Les fournisseurs doivent respecter la législation applicable en matière d'emploi, de travail, de lutte contre la discrimination et de droits de l'homme.
b) Les fournisseurs doivent respecter le droit des salariés d'adhérer ou de ne pas adhérer à des associations et à des organisations syndicales.
c) Lorsque la législation n'interdit pas la discrimination ou autorise un traitement différencié, nous attendons de nos fournisseurs qu'ils s'engagent à respecter les principes de non-discrimination et qu'ils n'adoptent pas de pratiques entraînant une distinction injuste.
d) Les fournisseurs doivent être en mesure de démontrer que, sur leurs lieux de travail :
i. Le travail des enfants n'est pas pratiqué.
ii. La discrimination et le harcèlement sont interdits, y compris la discrimination ou le harcèlement fondés sur toute caractéristique protégée par la loi.
iii. Les salariés sont libres de faire part de leurs préoccupations et de s'exprimer sans craindre de représailles.
iv. Des vérifications d'antécédents appropriées et raisonnables, y compris des enquêtes sur d'éventuels antécédents judiciaires, ont été effectuées afin de garantir l'intégrité et la bonne moralité des employés du fournisseur.
v. Des normes d'emploi claires et appliquées de manière uniforme sont mises en œuvre ; celles-ci respectent ou dépassent les exigences légales et réglementaires.
11. Santé et sécurité
a) Nous attendons de nos fournisseurs qu'ils garantissent des conditions de travail saines et sûres et qu'ils respectent la législation applicable en matière de santé et de sécurité.
b) Nous attendons des fournisseurs qu’ils fournissent à l’ensemble de leurs salariés des informations et des consignes adéquates en matière de santé et de sécurité, et qu’ils leur permettent d’assumer leurs responsabilités pour le maintien d’un environnement de travail sain et sûr.
12. Environnement
a) Nous attendons de nos fournisseurs qu'ils collaborent avec nous pour promouvoir le développement durable.
b) Les fournisseurs doivent contribuer à réduire notre empreinte environnementale, mener leurs activités dans le respect de l'environnement et proposer des produits et services respectueux de l'environnement.
13. Tenue des registres
a) Les fournisseurs ne doivent pas détruire nos documents susceptibles d'être pertinents dans le cadre d'une procédure judiciaire ou réglementaire en cours ou envisagée dont le fournisseur aurait connaissance.
b) Les fournisseurs doivent tenir des registres internes adéquats afin de garantir le respect de leurs obligations à notre égard.
14. Respect de la réglementation et contrôle
a) LOYENS & LOEFF s'engage pleinement à respecter le présent Code de conduite des fournisseurs. Nous attendons de nos fournisseurs qu'ils se conforment à ce Code en mettant en place des processus de gestion adaptés et en coopérant aux procédures d'évaluation raisonnables demandées par LOYENS & LOEFF.
b) Pour certains services, compte tenu de leur importance pour notre activité et de la nature des activités qu’ils impliquent, nous pouvons exiger d’un fournisseur qu’il confirme périodiquement par écrit à notre directeur juridique qu’il respecte les exigences du présent Code.
c) De plus, nous devons être en mesure de surveiller et d'auditer l'environnement de contrôle d'un fournisseur, par exemple en nous rendant chez lui ou en lui demandant des informations.
d) Le non-respect du présent Code peut entraîner la résiliation de la relation entre le fournisseur et notre entreprise.
15. Signaler toute violation présumée du présent Code
a) Les fournisseurs et/ou les employés ou sous-traitants des fournisseurs peuvent signaler toute violation présumée du présent Code au directeur juridique de Loyens & Loeff à l'adresse suivante :
Loyens & Loeff N.V.
Boîte postale 2888
3000 CW Rotterdam
Les Pays-Bas
E-mail : KlachtenFunctionaris@loyensloeff.com
