Gedragscode voor leveranciers
Loyens & Loeff voert haar bedrijfsactiviteiten op verantwoorde en ethische wijze uit. Loyens & Loeff verwacht van haar leveranciers dat zij zich inzetten voor maatschappelijk verantwoord ondernemen. De Gedragscode voor leveranciers van Loyens & Loeff is gebaseerd op diverse richtlijnen van de Organisatie voor Economische Samenwerking en Ontwikkeling (OESO). Onze code stelt normen vast voor ethisch en eerlijk zakelijk gedrag en beschrijft hoe wij mensen willen behandelen, onze bedrijfsvoering willen vormgeven en ons milieu willen verbeteren in samenwerking met andere partijen.
Doel en toepassingsgebied
A. In deze Gedragscode voor leveranciers (“Code”) worden onze (“LOYENS & LOEFF”) uitgangspunten en verwachtingen uiteengezet met betrekking tot de wijze waarop organisaties die goederen en diensten aan LOYENS & LOEFF leveren (“Leveranciers”), met inbegrip van hun vertegenwoordigers en medewerkers, zaken met ons moeten doen en met ons moeten omgaan.
B. Wij, LOYENS & LOEFF en onze buitenlandse kantoren, opereren onder de overkoepelende merknaam LOYENS & LOEFF.
C. In overeenstemming met onze waarden streven we ernaar het juiste evenwicht te vinden tussen aandeelhouders, klanten, medewerkers en de gemeenschap.
D. Onze waarden zijn gebaseerd op het bieden van uitmuntende service aan onze klanten en aan elkaar, een werkethiek die teamwork stimuleert om succes te boeken, het nemen van persoonlijke verantwoordelijkheid voor topprestaties, diversiteit als basis voor groei, en innovatie en integriteit in alles wat we doen.
E. Onze organisatie, onze aandeelhouders en al onze medewerkers zijn verplicht zich te houden aan de geldende wet- en regelgeving, en er wordt van hen verwacht dat zij zich verantwoordelijk en ethisch gedragen.
F. Wij verwachten van leveranciers dat zij handelen in overeenstemming met waarden die vergelijkbaar zijn met de onze en op een wijze die strookt met deugdelijke zakelijke praktijken.
I. Zakelijke integriteit
1. Naleving van de wetgeving
a) Leveranciers moeten er bij al hun activiteiten voor zorgen dat zij handelen in overeenstemming met de toepasselijke wetten, regels en voorschriften van de rechtsgebieden waarin zij actief zijn.
b) Leveranciers voeren een nauwkeurige financiële administratie en bedrijfsdocumentatie in overeenstemming met alle toepasselijke wetten, regels en voorschriften, en hanteren gangbare boekhoudpraktijken.
2. Concurrentie
a) LOYENS & LOEFF gelooft in het beginsel van eerlijke concurrentie als uitgangspunt voor haar bedrijfsvoering en zal zich houden aan alle toepasselijke wetgeving die concurrentiebeperkingen, oneerlijke handelspraktijken of misbruik van economische macht verbiedt.
b) In hun relatie met onze medewerkers mogen leveranciers niet proberen oneigenlijk voordeel of een voorkeursbehandeling te verkrijgen op grond van andere relaties die zij eventueel met ons onderhouden (bijvoorbeeld als klant).
c) Bevoordeling/nepotisme is ten strengste verboden.
d) Alle aankopen, verkopen en andere contractuele verplichtingen moeten uitsluitend worden gebaseerd op overwegingen inzake kwaliteit, service, prijs en efficiëntie. Alleen strikt zakelijke redenen mogen bepalend zijn voor de vraag of er een contract wordt aangegaan en met wie.
3. Geschenken en representatiekosten
a) De aard van de geschenken of de gastvrijheid mag, gezien de kwaliteit, de hoeveelheid of het tijdstip waarop deze worden aangeboden, niet door leveranciers worden gebruikt om oneigenlijk voordeel of een voorkeursbehandeling te verkrijgen.
b) Wij verwachten van leveranciers dat zij een deugdelijke administratie bijhouden van de uitwisseling van geschenken en gastvrijheid met onze medewerkers.
4. Bestrijding van omkoping en corruptie
a) LOYENS & LOEFF zet zich in om op legale en ethische wijze zaken te doen binnen het kader van een vrij ondernemingsstelsel. Corrupte afspraken (het verkrijgen of trachten te verkrijgen van een persoonlijk voordeel of zakelijk voordeel via ongepaste of illegale middelen) met klanten, leveranciers, overheidsfunctionarissen of andere derden zijn ten strengste verboden. Leveranciers mogen zich niet schuldig maken aan gedrag dat onze organisatie het risico zou opleveren om wetten tegen omkoping te overtreden.
5. Voorkennis en informatiebarrières
a) Indien leveranciers in het kader van hun samenwerking met LOYENS & LOEFF kennis krijgen van vertrouwelijke informatie over ons of onze cliënten, verwachten wij van hen dat zij over beleidsregels en procedures beschikken voor de correcte omgang met en het juiste gebruik van die informatie (zoals informatiebarrières).
b) Deze beleidsregels en procedures moeten voldoen aan de geldende wettelijke en regelgevende vereisten om ongeoorloofde toegang tot of openbaarmaking van voorkennis te voorkomen.
II. Verantwoord ondernemen
6. Privacy en informatiebeveiliging
a) Leveranciers moeten zich houden aan de geldende wetten, regels en voorschriften op het gebied van privacy en informatiebeveiliging van de rechtsgebieden waarin zij actief zijn, en mogen de informatie die zij via hun relatie met ons verkrijgen uitsluitend gebruiken voor het doel dat aan hen is aangegeven.
b) Leveranciers moeten gegevens opslaan zoals overeengekomen met LOYENS & LOEFF en beschikken over passende beleidsregels en procedures op het gebied van informatiebeveiliging om de toegang tot onze gegevens te beveiligen.
c) Leveranciers moeten ons onmiddellijk op de hoogte stellen van daadwerkelijke of vermoedelijke inbreuken op de privacy, beveiligingsinbreuken of verlies van onze gegevens.
d) Leveranciers moeten alle informatie met betrekking tot LOYENS & LOEFF, de gecontracteerde diensten en de uitvoering daarvan vertrouwelijk behandelen.
7. Bedrijfsvoortzetting en noodplanning
a) Voor bepaalde diensten die door leveranciers worden verleend, verwachten wij – gezien het belang ervan voor onze bedrijfsactiviteiten of de aard van de activiteiten die hiermee gepaard kunnen gaan – dat de bedrijfscontinuïteits- en noodherstelplannen van de leverancier worden opgesteld, bijgehouden en getest in overeenstemming met de toepasselijke wettelijke, contractuele en serviceniveau-eisen.
8. Uitbesteding en onderaanneming
a) Wij erkennen dat uitbesteding een praktijk is die leveranciers kunnen toepassen om innovatie te bevorderen, tekorten aan middelen op te vullen en/of operationele efficiëntie te realiseren.
b) Wij erkennen tevens dat leveranciers bij de uitvoering van diensten mogelijk een beroep moeten doen op onderaannemers.
c) Wij verwachten echter van leveranciers dat zij de diensten die zij voor ons verrichten niet uitbesteden, noch activiteiten uitbesteden die rechtstreeks van invloed zijn op de levering van goederen en diensten aan ons, zonder onze voorafgaande schriftelijke toestemming.
d) Wanneer goedkeuring wordt verleend, is het voor ons van belang om te weten waar de werkzaamheden zullen plaatsvinden en welke partijen bij de dienstverlening betrokken zijn.
e) Daarnaast moeten leveranciers toezicht houden op de uitbestedings- of onderaannemingsovereenkomst om ervoor te zorgen dat deze in overeenstemming is met hun contractuele verplichtingen en met deze gedragscode, en op verzoek bewijs van dit toezicht overleggen.
III. Verantwoord omgaan met personen
9. Respect en diversiteit
a) Leveranciers moeten zorgen voor een werkomgeving die wordt gekenmerkt door professionaliteit en respect voor de waardigheid van iedereen met wie hun medewerkers in contact komen.
b) Leveranciers moeten de diversiteit van hun medewerkers, klanten en andere personen met wie zij contact hebben, respecteren, met inbegrip van respect voor verschillen zoals geslacht, ras, huidskleur, leeftijd, handicap, seksuele geaardheid, etnische afkomst en religie.
c) Leveranciers mogen geen intimidatie, discriminatie, geweld, vergeldingsmaatregelen en ander respectloos en ongepast gedrag tolereren.
d) Leveranciers moeten de waardigheid van hun eigen medewerkers en anderen respecteren, de beginselen van diversiteit naleven en zorgen voor een respectvolle werkomgeving. Zie de link naar onze Gedragscode onder ‘Informatie over het bestuur’.
10. Arbeidspraktijken
a) Leveranciers moeten zich houden aan de geldende normen op het gebied van arbeidsvoorwaarden, arbeidsrecht, antidiscriminatie en mensenrechten.
b) Leveranciers dienen het recht van werknemers te respecteren om zich al dan niet aan te sluiten bij verenigingen en werknemersorganisaties.
c) Wanneer de wetgeving discriminatie niet verbiedt, of wanneer deze een verschillende behandeling toestaat, verwachten wij van leveranciers dat zij zich houden aan de beginselen van non-discriminatie en niet op een manier te werk gaan waarbij op oneerlijke wijze onderscheid wordt gemaakt.
d) Leveranciers moeten kunnen aantonen dat op hun werkplekken:
i. Er wordt geen gebruik gemaakt van kinderarbeid.
ii. Discriminatie en intimidatie zijn verboden, met inbegrip van discriminatie of intimidatie op grond van enig kenmerk dat wettelijk wordt beschermd.
iii. Medewerkers kunnen vrijelijk hun zorgen uiten en hun mening geven zonder bang te hoeven zijn voor represailles.
iv. Er zijn passende en redelijke achtergrondcontroles uitgevoerd, waaronder onderzoeken naar eerdere criminele activiteiten, om de integriteit en het goede karakter van de werknemers van de leverancier te waarborgen.
v. Er worden duidelijke en uniform toegepaste arbeidsnormen gehanteerd die voldoen aan de wettelijke en regelgevende vereisten of deze zelfs overtreffen.
11. Gezondheid en veiligheid
a) Wij verwachten van leveranciers dat zij zorgen voor gezonde en veilige werkplekken en zich houden aan de relevante wetgeving op het gebied van gezondheid en veiligheid.
b) Wij verwachten van leveranciers dat zij al hun werknemers voldoende informatie en instructies verstrekken over gezondheids- en veiligheidskwesties en dat zij hun werknemers in staat stellen hun verantwoordelijkheid te nemen voor het handhaven van een gezonde en veilige werkplek.
12. Milieu
a) Wij verwachten van leveranciers dat zij met ons samenwerken om ecologische duurzaamheid te bevorderen.
b) Leveranciers dienen bij te dragen aan het verkleinen van onze ecologische voetafdruk, op een milieuvriendelijke manier zaken te doen en milieuvriendelijke producten en diensten aan te bieden.
13. Administratie
a) Leveranciers mogen onze documenten die mogelijk relevant zijn voor een lopende of dreigende gerechtelijke of regelgevende procedure waarvan de leverancier kennis neemt, niet vernietigen.
b) Leveranciers moeten een adequate interne administratie bijhouden om te waarborgen dat zij hun verplichtingen jegens ons naar behoren nakomen.
14. Naleving van de voorschriften en toezicht
a) LOYENS & LOEFF hecht veel waarde aan de naleving van deze Gedragscode voor leveranciers. Wij verwachten van leveranciers dat zij deze Gedragscode naleven door passende beheerprocessen in te voeren en mee te werken aan redelijke beoordelingsprocedures die door LOYENS & LOEFF worden gevraagd.
b) Voor bepaalde diensten kunnen wij, gezien het belang ervan voor onze bedrijfsvoering en de aard van de daarmee samenhangende activiteiten, van een leverancier verlangen dat hij periodiek schriftelijk aan onze juridisch adviseur bevestigt dat hij voldoet aan de vereisten van deze gedragscode.
c) Daarnaast moeten we de controleomgeving van een leverancier kunnen monitoren en controleren, bijvoorbeeld door leveranciers te bezoeken of informatie op te vragen.
d) Het niet naleven van deze gedragscode kan leiden tot beëindiging van de zakelijke relatie tussen de leverancier en ons.
15. Meld vermoedelijke schendingen van deze gedragscode
a) Leveranciers en/of medewerkers of contractanten van leveranciers kunnen vermoedelijke schendingen van deze Gedragscode melden aan de General Counsel van Loyens & Loeff via:
Loyens & Loeff N.V.
Postbus 2888
3000 CW Rotterdam
Nederland
