Verhaltenskodex für Lieferanten
Loyens & Loeff führt seine Geschäftstätigkeit verantwortungsbewusst und ethisch einwandfrei aus. Loyens & Loeff erwartet von seinen Lieferanten, dass sie sich für ihre soziale Unternehmensverantwortung einsetzen. Der Loyens & Loeff-Verhaltenskodex für Lieferanten basiert auf verschiedenen Leitlinien der Organisation für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung (OECD). Unser Kodex legt Standards für ethisches und faires Geschäftsverhalten fest und beschreibt, wie wir Menschen behandeln, unsere Geschäfte führen und in Zusammenarbeit mit anderen Parteien unsere Umwelt verbessern wollen.
Zweck und Geltungsbereich
A. Dieser Verhaltenskodex für Lieferanten (“Kodex”) legt unsere (“LOYENS & LOEFF”) Grundsätze und Erwartungen dar, wie Organisationen, die Waren und Dienstleistungen an LOYENS & LOEFF liefern (“Lieferanten”), einschließlich ihrer Vertreter und Mitarbeiter, ihre Geschäftsbeziehungen zu uns gestalten und mit uns umgehen sollen.
B. Wir, LOYENS & LOEFF und unsere Auslandsbüros, sind unter dem Dachmarkennamen LOYENS & LOEFF tätig.
C. Im Einklang mit unseren Werten setzen wir uns dafür ein, das richtige Gleichgewicht zwischen Aktionären, Kunden, Mitarbeitern und der Gesellschaft zu finden.
D. Unsere Werte basieren darauf, unseren Kunden und einander einen hervorragenden Service zu bieten, eine Arbeitsethik zu pflegen, die Teamarbeit als Schlüssel zum Erfolg fördert, persönliche Verantwortung für Spitzenleistungen zu übernehmen, Vielfalt als Motor für Wachstum zu nutzen sowie bei allem, was wir tun, auf Innovation und Integrität zu setzen.
E. Unser Unternehmen, unsere Aktionäre und alle unsere Mitarbeiter sind verpflichtet, die geltenden Gesetze und Vorschriften einzuhalten, und es wird von ihnen erwartet, dass sie sich verantwortungsbewusst und ethisch korrekt verhalten.
F. Wir erwarten von unseren Lieferanten, dass sie nach Werten handeln, die mit unseren vergleichbar sind, und in einer Weise, die den Grundsätzen einer umsichtigen Geschäftspraxis entspricht.
I. Integrität im Geschäftsleben
1. Einhaltung der Gesetze
a) Bei all ihren Aktivitäten müssen Lieferanten sicherstellen, dass sie ihre Geschäftstätigkeit in Übereinstimmung mit den geltenden Gesetzen, Vorschriften und Bestimmungen der Rechtsordnungen ausüben, in denen sie tätig sind.
b) Die Lieferanten führen genaue Finanzbücher und Geschäftsunterlagen in Übereinstimmung mit allen geltenden Gesetzen, Vorschriften und Bestimmungen sowie den anerkannten Rechnungslegungsgrundsätzen.
2. Wettbewerb
a) LOYENS & LOEFF bekennt sich zum Grundsatz des fairen Wettbewerbs als Grundlage seiner Geschäftstätigkeit und hält alle geltenden Gesetze ein, die Wettbewerbsbeschränkungen, unlautere Handelspraktiken oder den Missbrauch wirtschaftlicher Macht verbieten.
b) Im Umgang mit unseren Mitarbeitern dürfen Lieferanten nicht versuchen, sich unzulässige Vorteile oder eine Vorzugsbehandlung aufgrund anderer Beziehungen, die sie möglicherweise zu uns unterhalten (beispielsweise als Kunde), zu verschaffen.
c) Bevorzugung/Vetternwirtschaft ist strengstens untersagt.
d) Alle Käufe, Verkäufe und sonstigen vertraglichen Verpflichtungen müssen sich ausschließlich auf die Kriterien Qualität, Service, Preis und Effizienz stützen. Die Entscheidung, ob und mit wem ein Vertrag geschlossen wird, sollte ausschließlich auf rein geschäftlichen Gründen beruhen.
3. Geschenke und Bewirtung
a) Die Art der Geschenke oder Bewirtungen darf es den Lieferanten aufgrund ihrer Art, Menge oder des Zeitpunkts nicht ermöglichen, sich einen unzulässigen Vorteil oder eine Vorzugsbehandlung zu verschaffen.
b) Wir erwarten von unseren Lieferanten, dass sie den Austausch von Geschenken und Bewirtungen mit unseren Mitarbeitern angemessen dokumentieren.
4. Bekämpfung von Bestechung und Korruption
a) LOYENS & LOEFF verpflichtet sich, seine Geschäftstätigkeit im Rahmen der freien Marktwirtschaft rechtmäßig und ethisch einwandfrei auszuüben. Korrupte Absprachen (das Erlangen oder der Versuch, einen persönlichen Vorteil oder geschäftlichen Nutzen durch unzulässige oder rechtswidrige Mittel zu erlangen) mit Kunden, Lieferanten, Amtsträgern oder anderen Dritten sind strengstens untersagt. Lieferanten dürfen sich nicht in einer Weise verhalten, die unser Unternehmen dem Risiko eines Verstoßes gegen Anti-Korruptionsgesetze aussetzen würde.
5. Insiderinformationen und Informationsbarrieren
a) Sollten Lieferanten im Rahmen ihrer Geschäftsbeziehungen mit LOYENS & LOEFF Kenntnis von Insiderinformationen über uns oder unsere Mandanten erlangen, erwarten wir von ihnen, dass sie über Richtlinien und Verfahren für den ordnungsgemäßen Umgang mit und die Nutzung dieser Informationen verfügen (z. B. Informationsbarrieren).
b) Diese Richtlinien und Verfahren müssen den geltenden gesetzlichen und aufsichtsrechtlichen Anforderungen entsprechen, um einen unzulässigen Zugriff auf oder die unzulässige Weitergabe von Insiderinformationen zu verhindern.
II. Verantwortungsbewusstes unternehmerisches Handeln
6. Datenschutz und Informationssicherheit
a) Lieferanten müssen die geltenden Gesetze, Vorschriften und Bestimmungen der Rechtsordnungen, in denen sie tätig sind, in Bezug auf Datenschutz und Informationssicherheit einhalten und dürfen die im Rahmen ihrer Geschäftsbeziehung mit uns erlangten Informationen ausschließlich für den ihnen mitgeteilten Zweck verwenden.
b) Lieferanten müssen Informationen gemäß den mit LOYENS & LOEFF getroffenen Vereinbarungen speichern und über geeignete Richtlinien und Verfahren zur Informationssicherheit verfügen, um den Zugriff auf unsere Informationen zu schützen.
c) Lieferanten müssen uns unverzüglich über tatsächliche oder vermutete Datenschutzverletzungen, Sicherheitsverletzungen oder den Verlust unserer Daten informieren.
d) Die Lieferanten sind verpflichtet, alle Informationen über LOYENS & LOEFF, die vertraglich vereinbarten Leistungen und die Erbringung dieser Leistungen vertraulich zu behandeln.
7. Planung der Wiederaufnahme des Geschäftsbetriebs und Notfallplanung
a) Bei bestimmten von Lieferanten erbrachten Dienstleistungen erwarten wir aufgrund ihrer Bedeutung für unsere Geschäftstätigkeit oder der Art der damit verbundenen Aktivitäten, dass die Pläne des Lieferanten zur Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs und zur Notfallwiederherstellung gemäß den geltenden regulatorischen, vertraglichen und Service-Level-Anforderungen entwickelt, gepflegt und getestet werden.
8. Auslagerung und Vergabe von Unteraufträgen
a) Wir erkennen an, dass Outsourcing eine Praxis ist, die Lieferanten nutzen können, um Innovationen voranzutreiben, Ressourcenlücken zu schließen und/oder betriebliche Effizienzsteigerungen zu erzielen.
b) Wir erkennen zudem an, dass Lieferanten bei der Erbringung von Dienstleistungen unter Umständen auf Subunternehmer zurückgreifen müssen.
c) Wir erwarten jedoch von unseren Lieferanten, dass sie die für uns erbrachten Dienstleistungen nicht ohne unsere vorherige schriftliche Zustimmung an Subunternehmer weitervergeben und keine Tätigkeiten auslagern, die sich unmittelbar auf die Lieferung von Waren und Dienstleistungen an uns auswirken.
d) In Fällen, in denen eine Genehmigung erteilt wird, ist es für uns wichtig, die Standorte zu kennen, an denen die Arbeiten durchgeführt werden sollen, sowie die an der Erbringung der Dienstleistungen beteiligten Parteien.
e) Darüber hinaus müssen Lieferanten die Auslagerungs- oder Unterauftragsvereinbarungen überwachen, um sicherzustellen, dass diese mit den vertraglichen Verpflichtungen der Lieferanten und mit diesem Kodex im Einklang stehen, und auf Anfrage Nachweise für diese Überwachung vorlegen.
III. Verantwortungsvoller Umgang mit Personen
9. Respekt und Vielfalt
a) Lieferanten müssen für Arbeitsbedingungen sorgen, die von Professionalität und Respekt vor der Würde jedes Einzelnen geprägt sind, mit dem ihre Mitarbeiter in Kontakt kommen.
b) Lieferanten müssen die Vielfalt ihrer Mitarbeiter, Kunden und anderer Personen, mit denen sie zu tun haben, achten, einschließlich der Achtung von Unterschieden wie Geschlecht, Rasse, Hautfarbe, Alter, Behinderung, sexueller Orientierung, ethnischer Herkunft und Religion.
c) Lieferanten dürfen Belästigung, Diskriminierung, Gewalt, Vergeltungsmaßnahmen und anderes respektloses und unangemessenes Verhalten nicht dulden.
d) Lieferanten müssen die Würde ihrer eigenen Mitarbeiter und anderer Personen achten, die Grundsätze der Vielfalt befolgen und für ein respektvolles Arbeitsumfeld sorgen. Den Link zu unserem Verhaltenskodex finden Sie unter „Informationen zur Unternehmensführung“.
10. Beschäftigungspraktiken
a) Lieferanten müssen die geltenden Arbeitsnormen sowie die Rechtsvorschriften in den Bereichen Arbeitsrecht, Nichtdiskriminierung und Menschenrechte einhalten.
b) Die Lieferanten haben das Recht der Beschäftigten zu respektieren, Vereinigungen und Arbeitnehmerorganisationen beizutreten oder davon Abstand zu nehmen.
c) Sofern Gesetze keine Diskriminierung verbieten oder eine unterschiedliche Behandlung zulassen, erwarten wir von unseren Lieferanten, dass sie sich den Grundsätzen der Nichtdiskriminierung verpflichtet fühlen und keine Praktiken anwenden, die zu einer ungerechten Ungleichbehandlung führen.
d) Lieferanten müssen nachweisen können, dass an ihren Arbeitsstätten:
i. Es wird keine Kinderarbeit eingesetzt.
ii. Diskriminierung und Belästigung sind verboten, einschließlich Diskriminierung oder Belästigung aufgrund von Merkmalen, die gesetzlich geschützt sind.
iii. Die Mitarbeiter können Bedenken äußern und ihre Meinung sagen, ohne Vergeltungsmaßnahmen befürchten zu müssen.
iv. Es wurden angemessene und zumutbare Hintergrundüberprüfungen, einschließlich der Überprüfung auf frühere Straftaten, durchgeführt, um die Integrität und den guten Leumund der Mitarbeiter des Lieferanten sicherzustellen.
v. Es gelten klare und einheitlich angewandte Beschäftigungsstandards, die die gesetzlichen und behördlichen Anforderungen erfüllen oder übertreffen.
11. Gesundheit und Sicherheit
a) Wir erwarten von unseren Lieferanten, dass sie für gesunde und sichere Arbeitsplätze sorgen und die einschlägigen Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften einhalten.
b) Wir erwarten von den Lieferanten, dass sie alle ihre Mitarbeiter angemessen über Gesundheits- und Sicherheitsaspekte informieren und unterweisen und sie in die Lage versetzen, ihrer Verantwortung für die Aufrechterhaltung eines gesunden und sicheren Arbeitsplatzes nachzukommen.
12. Umwelt
a) Wir erwarten von unseren Lieferanten, dass sie mit uns zusammenarbeiten, um die ökologische Nachhaltigkeit zu fördern.
b) Lieferanten sollen dazu beitragen, unseren ökologischen Fußabdruck zu verringern, ihre Geschäftstätigkeit auf umweltbewusste Weise ausüben und umweltfreundliche Produkte und Dienstleistungen anbieten.
13. Aufbewahrung von Unterlagen
a) Lieferanten dürfen unsere Unterlagen, die für ein anhängiges oder drohendes gerichtliches oder behördliches Verfahren relevant sein könnten, von dem der Lieferant Kenntnis erlangt, nicht vernichten.
b) Die Lieferanten müssen angemessene interne Aufzeichnungen führen, um die ordnungsgemäße Erfüllung ihrer Verpflichtungen uns gegenüber sicherzustellen.
14. Einhaltung der Vorschriften und Überwachung
a) LOYENS & LOEFF legt großen Wert auf die Einhaltung dieses Verhaltenskodexes für Lieferanten. Wir erwarten von unseren Lieferanten, dass sie diesen Kodex einhalten, indem sie geeignete Managementprozesse einrichten und bei angemessenen, von LOYENS & LOEFF geforderten Überprüfungsverfahren kooperieren.
b) Bei bestimmten Dienstleistungen können wir aufgrund ihrer Bedeutung für unser Geschäft und der Art der damit verbundenen Tätigkeiten von einem Lieferanten verlangen, dass er unserem Leiter der Rechtsabteilung in regelmäßigen Abständen schriftlich bestätigt, dass er die Anforderungen dieses Kodex erfüllt.
c) Darüber hinaus müssen wir in der Lage sein, das Kontrollumfeld eines Lieferanten zu überwachen und zu prüfen, beispielsweise durch Besuche bei Lieferanten oder durch die Anforderung von Informationen.
d) Die Nichteinhaltung dieses Kodexes kann zur Beendigung der Geschäftsbeziehung eines Lieferanten mit uns führen.
15. Melden Sie mutmaßliche Verstöße gegen diesen Kodex
a) Lieferanten und/oder deren Mitarbeiter oder Auftragnehmer können mutmaßliche Verstöße gegen diesen Kodex dem Leiter der Rechtsabteilung von Loyens & Loeff unter folgender Adresse melden:
Loyens & Loeff N.V.
Postfach 2888
3000 CW Rotterdam
die Niederlande
