1. Wie zijn wij?
Loyens & Loeff is een volledig onafhankelijk advocatenkantoor. Voor een volledige lijst van onze relevante rechtspersonen en de bijbehorende adressen, zie klik hier. In het kader van onze activiteiten verzamelen, bewaren, verstrekken en/of verwerken wij op andere wijze persoonsgegevens. Overeenkomstig de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming en privacy geldt de relevante entiteit van Loyens & Loeff (hierna: Loyens & Loeff, wij, ons) waarmee u contact hebt, als de verwerkingsverantwoordelijke met betrekking tot de persoonsgegevens die wij verwerken.
2. We weten dat je privacy belangrijk voor je is
Wij hechten veel waarde aan het recht op privacy en streven ernaar de persoonsgegevens die wij verzamelen en gebruiken te beschermen in overeenstemming met de geldende wetgeving inzake gegevensbescherming, en meer in het bijzonder met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de relevante nationale uitvoeringswetgeving daarvan.
In deze privacyverklaring lichten we toe van wie we persoonsgegevens verzamelen, welke persoonsgegevens we verzamelen, hoe we persoonsgegevens verzamelen, voor welke doeleinden we persoonsgegevens gebruiken en aan wie we persoonsgegevens verstrekken. Verder bevat deze privacyverklaring belangrijke informatie over uw rechten met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens. Wij raden u daarom aan deze privacyverklaring zeer zorgvuldig door te lezen.
Wat voor u relevant is, hangt echter af van de relatie die u met ons hebt. Daarom is deze privacyverklaring in lagen opgebouwd, zodat u alleen kunt lezen wat voor u relevant is.
Als u klant bent van Loyens & Loeff, raadpleeg dan paragraaf 3 van deze privacyverklaring.
Als u Loyens & Loeff bezoekt, raadpleeg dan paragraaf 4 van deze privacyverklaring.
Als u zich hebt aangemeld voor het ontvangen van bepaalde mailings van Loyens & Loeff, raadpleeg dan paragraaf 5 van deze privacyverklaring.
Als u ons uw visitekaartje hebt gegeven of op een andere manier uw contactgegevens aan Loyens & Loeff hebt verstrekt, verwijzen wij u naar paragraaf 6 van deze privacyverklaring.
Als u een e-mail stuurt of op een andere manier contact opneemt met Loyens & Loeff, verwijzen wij u naar paragraaf 7 van deze privacyverklaring.
Als u onze website bezoekt, verwijzen wij u naar paragraaf 8 van deze privacyverklaring.
Als u wilt solliciteren of al hebt gesolliciteerd naar een functie bij Loyens & Loeff, raadpleeg dan paragraaf 9 van deze privacyverklaring.
Van tijd tot tijd kan het nodig zijn dat wij deze privacyverklaring aanpassen. De meest recente versie van deze privacyverklaring is te vinden op onze website. Bij belangrijke wijzigingen in onze privacyverklaring zullen wij u hierover actief informeren.
3. Als u klant bent bij Loyens & Loeff
Hoe verzamelen wij uw persoonsgegevens, welke persoonsgegevens verzamelen wij en waarom?
Overeenkomstig de geldende wetgeving zijn alle aanbieders van juridische en financiële diensten, waaronder Loyens & Loeff, verplicht om over bepaalde informatie en/of documenten betreffende de identiteit van hun cliënten te beschikken. In het licht hiervan verzamelen wij via onze formulieren voor bedrijfs- of partnerschapsidentificatie en de UBO-verklaring bepaalde persoonsgegevens van onze cliënten en, indien onze cliënt een rechtspersoon of organisatie is, van vertegenwoordigers van onze cliënten en de uiteindelijke economische eigenaren van onze cliënten.
In dit kader verwerken wij de volgende persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
| Persoonsgegevens: | Doelstellingen: |
| naam, geboortedatum, adres, kopieën van paspoorten, functie, status als politiek prominente persoon, uittreksels uit registers (al dan niet openbaar) | om uw identiteit vast te stellen, om te controleren of u bevoegd bent om onze cliënt te vertegenwoordigen, en om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen |
| OPMERKING: In dit verband kan het voorkomen dat u ons persoonsgegevens verstrekt die betrekking hebben op een andere persoon dan uzelf, bijvoorbeeld van de uiteindelijke economische eigenaar van het bedrijf dat u vertegenwoordigt. Als dit het geval is, verzoeken wij u de betreffende persoon (een kopie van) deze privacyverklaring te verstrekken en ervoor te zorgen dat hij/zij deze privacyverklaring heeft gelezen en begrepen voordat hij/zij zijn/haar persoonsgegevens aan ons verstrekt. |
Wij verwerken deze persoonsgegevens om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen, om onze klanten te identificeren en om ongebruikelijke transacties te melden (zoals contante betalingen of geldovermakingen naar landen met een hoog risico).
Daarnaast beschikken wij, in het kader van de geldende wetgeving inzake de bestrijding van witwassen en terrorismefinanciering, over een intern waarschuwings- en toezichtsregister dat uitsluitend door ons en onze gelieerde groepsmaatschappijen en partners wordt gebruikt. Om redenen van risicobeheersing kunnen wij besluiten om informatie over u in dit register op te nemen. In dit verband kunnen wij de volgende gegevens met betrekking tot u verwerken:
| Persoonsgegevens: | Doelstellingen: |
| naam, adres, telefoonnummer, geboortedatum, reden voor opname in het register (bijvoorbeeld: land met een hoog risico) | om vast te leggen en bij te houden waarom bepaalde cliënten in het register zijn opgenomen |
Voor de verwerking van deze persoonsgegevens beroepen wij ons op onze gerechtvaardigde belangen om onze activa en onze bedrijfsvoering te beschermen.
Daarnaast beschikken wij, in het kader van onze wettelijke verplichtingen die voortvloeien uit de wetgeving inzake openbaarmakingsplicht, over een database die uitsluitend door ons en onze gelieerde groepsmaatschappijen wordt gebruikt. Wij kunnen de volgende gegevens over u verwerken:
| Persoonsgegevens: | Doelstellingen: |
| naam, fiscale woonplaats, geboortedatum en -plaats en fiscaal identificatienummer (TIN) | om vast te leggen en te controleren |
Ten slotte kunnen wij in het kader van onze klantrelatie de volgende gegevens met betrekking tot (contactpersonen van) onze klanten verwerken:
| Persoonsgegevens: | Doelstellingen: |
| naam, bedrijfsnaam, contactgegevens, kopieën van paspoorten, handtekeningvoorbeelden, financiële gegevens, bankgegevens, uittreksels uit registers (al dan niet openbaar) | om contact met u op te nemen, om een dossier aan te maken, om geschillen op te lossen, om onze diensten aan u te verlenen, om u onze facturen te sturen, voor e-facturering, om betalingen en vorderingen aan elkaar te koppelen, voor het beheer van de crediteurenadministratie, om vorderingen te innen of te laten innen, om u bloemen en nieuwjaarswensen te sturen, om u in te schrijven voor zakelijke plaatsen, om eventuele klachten en geschillen af te handelen, met het oog op bedrijfscontinuïteit, en om onze (juridische) positie vast te stellen, te verdedigen en uit te oefenen. |
Wij verwerken deze persoonsgegevens om de diensten die wij aan onze klanten leveren uit te voeren. Dit betekent dat, indien de klant een natuurlijke persoon is, wij onze verwerking baseren op de noodzaak voor de uitvoering van de overeenkomst die met de betrokkene is gesloten, en indien de klant een rechtspersoon is, op onze gerechtvaardigde belangen om de overeenkomst uit te voeren die met de klant (die niet de betrokkene zelf is) is gesloten.
Met wie delen we deze persoonsgegevens?
Indien van toepassing zullen wij uw persoonsgegevens delen met onze gelieerde ondernemingen, het Nederlandse Meldpunt Ongebruikelijke Transacties, de Belgische Cel voor de Verwerking van Financiële Inlichtingen (CTIF-CFI), de Luxemburgse Cel voor Financiële Inlichtingen (in het Frans: Cellule de Renseignement Financier), incassobureaus, relevante belastingautoriteiten binnen de EU en derden, indien dit noodzakelijk is voor de hierboven genoemde doeleinden of indien deze derden ons hierbij ondersteunen. De ontvangers van uw persoonsgegevens kunnen gevestigd zijn in landen buiten de Europese Unie (EU) en Zwitserland (CH), waar mogelijk een lager niveau van gegevensbescherming geldt dan in het land waar wij gevestigd zijn. Zo kan het bijvoorbeeld nodig zijn dat wij een incassobureau inschakelen dat buiten de EU of CH is gevestigd, bijvoorbeeld wanneer u of uw bedrijf in een niet-EU-land en buiten CH is gevestigd. In dat geval zullen wij ervoor zorgen dat de vereiste waarborgen worden getroffen en zullen wij in de meeste gevallen gebruikmaken van standaardcontractbepalingen (zoals goedgekeurd door de Europese Commissie). U kunt contact opnemen met onze verantwoordelijke voor gegevensbescherming en privacy (zie hieronder) als u een kopie wilt ontvangen van de aangegane standaardcontractbepalingen of inzicht wilt krijgen in andere genomen passende maatregelen.
Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?
In het algemeen bewaren wij uw persoonsgegevens voor de hierboven genoemde doeleinden gedurende 20 jaar na beëindiging van onze klantrelatie of de betreffende zaak.
4. Als je een bezoeker bent van Loyens & Loeff
Hoe verzamelen wij uw persoonsgegevens, welke persoonsgegevens verzamelen wij en waarom?
Als u de kantoren van Loyens & Loeff bezoekt, vragen wij u er rekening mee te houden dat wij in het merendeel van onze gebouwen gebruikmaken van cameratoezicht. Dit betekent dat u, wanneer u Loyens & Loeff bezoekt, mogelijk op onze camerabeelden te zien bent. In het merendeel van onze kantoren worden onze beveiligingsdiensten verzorgd door een gespecialiseerde externe partij. Het beveiligingspersoneel van deze dienstverlener bekijkt de camerabeelden in realtime en heeft 24 uur per dag toegang tot de beelden in niet-realtime als wij reden hebben om aan te nemen dat er bepaalde onregelmatigheden hebben plaatsgevonden. In dat geval zal het beveiligingspersoneel ons toegang verlenen tot de camerabeelden.
Wij maken gebruik van cameratoezicht om ervoor te zorgen dat alleen bevoegde personen onze kantoren betreden, om onze bedrijfsbelangen, eigendommen en medewerkers te beschermen en om onregelmatigheden te kunnen onderzoeken en aanpakken. Waar van toepassing zullen wij de camerabeelden ook gebruiken om onze (juridische) positie vast te stellen, uit te oefenen of te verdedigen in het geval van (juridische) procedures. Voor het gebruik van cameratoezicht baseren wij ons op onze gerechtvaardigde belangen om onze kantoren te beschermen tegen toegang door onbevoegde personen, met name gezien de vertrouwelijke informatie die in onze kantoren wordt bewaard.
Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?
In de regel bewaren wij de camerabeelden 24 uur. Indien de camerabeelden echter onregelmatigheden aan het licht brengen, bewaren wij de beelden voor een langere periode, zodat wij deze onregelmatigheden kunnen onderzoeken en afhandelen. Na afloop van deze periodes worden de camerabeelden vernietigd.
Met wie delen wij uw persoonsgegevens?
Zoals hierboven vermeld, verzorgt een externe dienstverlener onze beveiligingsdiensten. Deze derde partij heeft toegang tot de camerabeelden. In uitzonderlijke gevallen, bijvoorbeeld wanneer uit de camerabeelden blijkt dat er sprake is van strafbare feiten, zullen wij relevante camerabeelden delen met onze gelieerde entiteiten en met inlichtingen- en opsporingsautoriteiten of -instanties. Bovendien zullen wij, indien wij hiertoe (wettelijk) verplicht zijn, de camerabeelden op verzoek aan de bevoegde autoriteiten verstrekken en kunnen wij de camerabeelden als bewijsmateriaal gebruiken in een gerechtelijke procedure en deze derhalve aan bevoegde rechtbanken en tegenpartijen verstrekken.
De ontvangers kunnen zich in een land buiten de EU en Zwitserland bevinden, bijvoorbeeld wanneer wij een gerechtelijke procedure voeren in een land buiten de EU en Zwitserland of wanneer een tegenpartij gevestigd is in een land buiten de EU en buiten Zwitserland. In dat geval wordt ervoor gezorgd dat er passende maatregelen worden genomen om een adequate bescherming van uw persoonsgegevens te waarborgen in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming. In het algemeen zullen wij de standaardcontractbepalingen (zoals goedgekeurd door de Europese Commissie) aangaan met de ontvanger van uw persoonsgegevens. U kunt contact opnemen met onze Data Protection & Privacy Lead (zie hieronder) indien u een kopie wenst te ontvangen van de aangegane standaardcontractbepalingen of inzicht wilt krijgen in andere genomen passende maatregelen.
5. Als je je hebt aangemeld om bepaalde mailings van Loyens & Loeff te ontvangen
Als volledig onafhankelijk advocatenkantoor garanderen wij advies van topkwaliteit en zetten wij ons in om op de meest efficiënte manier aan de behoeften van onze cliënten te voldoen, met inachtneming van de hoogste kwaliteitsnormen. Ons succes hebben wij te danken aan onze bedrijfscultuur, onze reputatie en het vertrouwen dat onze cliënten in ons stellen. Dit komt ook tot uiting in onze op maat gemaakte updates, nieuwsberichten en evenementen.
Om u deze op maat gemaakte updates en nieuwsberichten te kunnen sturen en u uit te nodigen voor evenementen over onderwerpen die u in het bijzonder interesseren (de Mailings), verwerken wij uw persoonsgegevens in onze CRM-systemen (Customer Relationship Management). In het kader van onze mailings verzamelen wij uw persoonsgegevens omdat u onze klant bent of een andere gewaardeerde contactpersoon.
Hoe verzamelen wij uw persoonsgegevens en waarom?
We kunnen gegevens over u verzamelen:
- rechtstreeks van u, zoals de gegevens die u ons hebt verstrekt toen u zich aanmeldde voor onze nieuwsbrieven;
- uit andere bronnen, zoals je (voormalige) werkgever of collega’s;
- uit openbaar toegankelijke bronnen, zoals LinkedIn of de bedrijfswebsite van de organisatie waarvoor je werkt; en
- door middel van cookies (die worden geplaatst wanneer u zich aanmeldt voor onze nieuwsbrieven en in al onze nieuwsbrieven). Zie hieronder voor meer informatie over de cookies die wij in dit verband gebruiken.
We hebben twee rechtsgrondslagen voor de verwerking van uw persoonsgegevens in het kader van onze mailings: uw toestemming of ons gerechtvaardigd belang, indien u klant bij ons bent. Ons gerechtvaardigd belang komt neer op onze doelstelling om relevante juridische en fiscale ontwikkelingen te communiceren en onze gewaardeerde klanten en contactpersonen (en hun partners) uit te nodigen voor evenementen. Daarnaast streven wij ernaar om uitsluitend relevante mailings te versturen, onze mailings te personaliseren en onze database up-to-date te houden. Bovendien gebruiken wij de door u verstrekte informatie om de ontvangers van onze mailings beter te begrijpen en om onze mailings en ons dienstenaanbod te verbeteren.
Hieronder hebben we schematisch weergegeven welke persoonsgegevens we over u verzamelen en voor welke doeleinden.
| Persoonsgegevens: | Doelstellingen: |
| naam (initialen)* | om onze mailings correct te adresseren |
| adres (zakelijk en privé) | om contact met u op te nemen |
| functie of beroep | om u correct aan te spreken en onze mailings op u af te stemmen |
| titel(s) | om u op de juiste manier aan te spreken |
| e-mailadres* | om contact met u op te nemen en u de mailings toe te sturen |
| telefoonnummer, mobiel nummer of faxnummer | om contact met u op te nemen |
| geslacht | om u op de juiste manier aan te spreken |
| bedrijf of organisatie | om uw bedrijf of organisatie op uw naambadge te vermelden en u in verband te brengen met onze zakelijke relatie |
| naam van je partner | om je partner uit te nodigen voor onze evenementen (indien van toepassing) |
| link naar je LinkedIn-pagina | om uw persoonsgegevens up-to-date te houden |
| uw contactpersoon bij Loyens & Loeff | om u correct aan te spreken en onze mailings op u af te stemmen |
| interessegebieden | om onze mailings op maat te maken en u op de juiste marketinglijsten te plaatsen |
| marketinglijsten waarin u bent opgenomen op basis van uw interessegebieden | om onze mailings aan te passen |
| (eerdere) mailings die u van ons hebt ontvangen | om te controleren of de verzonden mailings correct zijn en of de juiste contactgegevens worden gebruikt, en om onze mailings te analyseren |
| voedingsbehoeften | om het menu aan te passen dat we tijdens onze evenementen kunnen aanbieden |
| contactgegevens van uw secretaresse | om contact met u op te nemen |
| we kunnen ook een registratie verrichten wanneer ons wordt meegedeeld dat u bent overleden | om de gegevens die wij verzamelen up-to-date te houden en ervoor te zorgen dat u geen ongewenste mailings meer ontvangt |
| aanmelden/afmelden voor marketingmateriaal | om elke door u aan ons doorgegeven aanmelding of afmelding correct te registreren en op te volgen, zodat onze mailings worden afgestemd op uw uitgesproken wensen en u geen ongewenste mailings meer ontvangt |
| aanmelden/afmelden voor andere mailings | om elke door u aan ons doorgegeven aanmelding of afmelding correct te registreren en op te volgen, zodat onze mailings worden afgestemd op uw uitgesproken wensen en u geen ongewenste mailings meer ontvangt |
| of u de mailing hebt geopend en/of op links in de mailing hebt geklikt | om te analyseren of onze mailings goed worden gelezen en om onze (toekomstige) mailings te verbeteren |
Wij zijn verplicht om de met een sterretje (*) gemarkeerde persoonsgegevens te verwerken om u de mailings te kunnen toesturen. Uiteraard kunt u weigeren om ons bepaalde van deze persoonsgegevens te verstrekken. Houd er wel rekening mee dat dit ertoe kan leiden dat wij u de mailings niet kunnen toesturen of dat wij u in deze mailings niet correct kunnen aanspreken.
Met wie delen wij uw persoonsgegevens?
In het kader van de hierboven genoemde doeleinden kunnen wij uw persoonsgegevens delen met derden, zoals partijen die ons helpen bij het organiseren of hosten van onze evenementen en onderzoekers die ons helpen bij het analyseren van onze mailings.
Wij zullen ervoor zorgen dat, waar van toepassing, contractuele waarborgen worden ingevoerd om de bescherming van uw persoonsgegevens te waarborgen wanneer wij uw persoonsgegevens aan een derde verstrekken. Zo zullen wij bijvoorbeeld gegevensverwerkingsovereenkomsten sluiten met de betrokken partijen (waarin beperkingen op het gebruik van uw persoonsgegevens en verplichtingen met betrekking tot de bescherming en beveiliging van uw persoonsgegevens zijn vastgelegd).
Wij zullen uw persoonsgegevens delen met onze gelieerde entiteiten. Deze kunnen gevestigd zijn in landen buiten de EU en Zwitserland, waar het niveau van gegevensbescherming mogelijk lager is dan in het land waar wij gevestigd zijn. Gezien het bovenstaande hebben wij een overeenkomst voor gegevensoverdracht binnen de groep gesloten op basis van de door de Europese Commissie goedgekeurde modelcontractbepalingen voor internationale gegevensoverdracht. In de regel delen wij uw persoonsgegevens zoals hierboven beschreven niet met andere partijen die gevestigd zijn in landen buiten de EU en Zwitserland. Dit kan echter anders zijn in het geval dat wij een evenement organiseren in een land buiten de EU en Zwitserland en de organisator van ons evenement zich derhalve in een dergelijk land bevindt. In dat geval wordt ervoor gezorgd dat er passende maatregelen worden genomen om een adequate bescherming van uw persoonsgegevens te waarborgen in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming. In het algemeen zullen wij de standaardcontractbepalingen (zoals goedgekeurd door de Europese Commissie) aangaan met de ontvanger van uw persoonsgegevens. U kunt contact opnemen met onze Data Protection & Privacy Lead (zie hieronder) indien u een kopie wenst te ontvangen van de aangegane standaardcontractbepalingen of inzicht wenst te krijgen in andere genomen passende maatregelen.
Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?
Wij bewaren uw hierboven genoemde persoonsgegevens tot het moment dat u ons hebt laten weten dat u onze mailings niet langer wenst te ontvangen, wij de verzending van de betreffende mailings stopzetten, of blijkt dat uw e-mailadres niet langer in gebruik is (bijvoorbeeld wanneer wij een melding van een onbestelbare zending ontvangen). Informatie met betrekking tot uw partner of uw dieetwensen wordt verwijderd zodra het betreffende evenement heeft plaatsgevonden en wij die informatie niet langer nodig hebben.
Gebruik van cookies in mailings
Onze mailings maken gebruik van trackingcookies van Click Dimensions om bezoekersstatistieken bij te houden. We gebruiken deze statistieken om onze mailings voortdurend te verbeteren en u zo relevante inhoud aan te bieden.
Als u zich aanmeldt voor onze nieuwsbrieven, wordt u persoonlijk geïdentificeerd wanneer u afbeeldingen downloadt of op een link in een van deze nieuwsbrieven klikt. Dit betekent dat wij kunnen zien of u onze nieuwsbrief opent. Als u deze tracking wilt vermijden, kunt u zich afmelden voor onze nieuwsbrieven of de instellingen van uw browser zo aanpassen dat deze cookies weigert.
De meeste webbrowsers accepteren cookies automatisch, maar u kunt de instellingen van uw browser meestal zo aanpassen dat cookies worden geweigerd. U moet deze instellingen voor elke browser en op elke computer die u gebruikt afzonderlijk instellen. Klik op de naam van uw browser om te lezen hoe u uw instellingen kunt aanpassen:
Internet Explorer
Mozilla Firefox
Apple Safari
Google Chrome
6. Als u ons uw visitekaartje geeft of op een andere manier uw contactgegevens aan ons verstrekt
Hoe verzamelen wij uw persoonsgegevens, welke persoonsgegevens verzamelen wij en waarom?
Als u uw visitekaartje hebt overhandigd aan (een medewerker of partner van) Loyens & Loeff of ons op een andere manier uw contactgegevens hebt verstrekt, zullen wij uw persoonsgegevens verwerken, zoals uw naam, contactgegevens, bedrijf, functie en uw contactpersoon bij Loyens & Loeff. Wij gebruiken uw persoonsgegevens om contact met u op te nemen en u bijvoorbeeld te vragen of u zich wilt abonneren op onze nieuwsbrieven, of – indien u ons uw contactgegevens voor een bepaald doel hebt verstrekt, zoals het toezenden van informatie over ons kantoor of een specifieke aangelegenheid – om u deze informatie toe te sturen.
We hebben twee rechtsgrondslagen voor de verwerking van uw persoonsgegevens: uw toestemming (door ons actief uw contactgegevens te verstrekken voor een bepaald doel) of ons gerechtvaardigd belang. Ons gerechtvaardigd belang komt neer op onze doelstelling om relevante juridische en fiscale ontwikkelingen te communiceren en onze gewaardeerde contacten uit te nodigen voor evenementen.
Met wie delen wij uw persoonsgegevens?
Wij zullen uw persoonsgegevens delen met onze gelieerde entiteiten. Deze kunnen gevestigd zijn in landen buiten de EU en Zwitserland, waar het niveau van gegevensbescherming mogelijk lager is dan in het land waar wij gevestigd zijn. Gezien het bovenstaande hebben wij een overeenkomst voor gegevensoverdracht binnen de groep gesloten op basis van de door de Europese Commissie goedgekeurde modelcontractbepalingen voor internationale gegevensoverdracht. In de regel delen wij uw persoonsgegevens zoals hierboven beschreven niet met andere partijen die gevestigd zijn in landen buiten de EU en Zwitserland. Dit kan echter anders zijn in het geval dat wij een evenement organiseren in een land buiten de EU en Zwitserland en de organisator van ons evenement zich derhalve in een dergelijk land bevindt. In dat geval wordt ervoor gezorgd dat er passende maatregelen worden genomen om een adequate bescherming van uw persoonsgegevens te waarborgen in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming. In het algemeen zullen wij de standaardcontractbepalingen (zoals goedgekeurd door de Europese Commissie) aangaan met de ontvanger van uw persoonsgegevens. U kunt contact opnemen met onze Data Protection & Privacy Lead (zie hieronder) indien u een kopie wenst te ontvangen van de aangegane standaardcontractbepalingen of inzicht wenst te krijgen in andere genomen passende maatregelen.
7. Als je een e-mail stuurt naar of op een andere manier contact opneemt met Loyens & Loeff
Als u een e-mail stuurt of op een andere manier contact opneemt met Loyens & Loeff (bijvoorbeeld per gewone post), verwerken wij bepaalde persoonsgegevens over u. Hieronder vallen uw naam, e-mailadres en de inhoud van uw e-mail, brief of andere communicatie.
Wij zullen deze gegevens gebruiken om uw e-mail, brief of andere communicatie te verwerken en om hierop te reageren via e-mail, brief of op een andere manier. Verder zullen uw e-mail, brief of andere communicatie, indien van toepassing, worden gebruikt om de rechtspositie van onze cliënten vast te stellen, uit te oefenen en te verdedigen; deze zullen worden opgenomen in onze dossiers en kunnen worden gebruikt in gerechtelijke procedures.
Alle e-mails die naar en door onze medewerkers worden verzonden, worden gedurende 20 jaar in onze back-upbestanden bewaard voor administratieve doeleinden en om onze rechtspositie vast te stellen, uit te oefenen en te verdedigen in geval van vorderingen of geschillen.
Bovendien kunnen alle e-mails in de e-mailaccounts en bestanden van onze medewerkers door ons worden gecontroleerd of onderzocht. Dergelijke controle of dit onderzoek wordt door ons uitgevoerd in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving en vindt regelmatig plaats op willekeurige basis en op een meer gerichte basis in het geval dat wij een vermoeden hebben van (strafbare) feiten of andere onregelmatigheden. In het kader van dergelijke controle of dit onderzoek kunnen uw persoonsgegevens worden verwerkt, waaronder uw naam, e-mailadres en de inhoud van e-mails die u hebt verzonden naar of die zijn doorgestuurd naar een medewerker van Loyens & Loeff.
Indien van toepassing kunnen wij deze e-mails gebruiken in gerechtelijke procedures en kunnen ze in dat kader worden gedeeld met tegenpartijen en rechtbanken; bovendien kunnen ze worden gedeeld met opsporingsinstanties indien strafbare feiten zijn vastgesteld. Houd er rekening mee dat deze partijen gevestigd kunnen zijn in landen buiten de EU en Zwitserland. Deze internationale doorgiften zijn in de meeste gevallen noodzakelijk voor het instellen, uitoefenen of verdedigen van een rechtsvordering; in andere gevallen zullen wij passende waarborgen afspreken met de ontvangers.
De resultaten van een dergelijke controle worden verwijderd zodra er geen onregelmatigheden zijn vastgesteld; indien er wel onregelmatigheden zijn vastgesteld, worden ze zo lang bewaard als nodig is om deze onregelmatigheden op te lossen.
8. Als u onze website bezoekt
Als u onze website bezoekt, worden bepaalde persoonsgegevens over u verzameld en verder verwerkt. Voor meer informatie over welke persoonsgegevens worden verzameld en voor welke doeleinden, verwijzen wij u naar onze Cookiebeleid op onze website, die u hier kunt vinden.
9. Als je wilt solliciteren of al hebt gesolliciteerd naar een baan bij Loyens & Loeff
In het kader van je sollicitatie bij Loyens & Loeff zullen wij bepaalde persoonsgegevens over jou verwerken.
Hoe verzamelen wij uw persoonsgegevens en waarom?
De meeste van deze persoonsgegevens verstrekt u ons zelf, bijvoorbeeld uw persoonlijke contactgegevens en uw cv. We kunnen ook persoonsgegevens over u verkrijgen van andere partijen, zoals uitzendbureaus, headhunters of wervingsbureaus. Daarnaast verkrijgen we persoonsgegevens over u uit andere bronnen, zoals sociale mediaplatforms (zoals LinkedIn). Welke persoonsgegevens wij over u van anderen verzamelen en voor welke doeleinden wij deze informatie zullen gebruiken, wordt hieronder schematisch weergegeven:
| Persoonsgegevens: | Doelstellingen: |
| naam (initialen)*, adres (zakelijk en privé), e-mailadres*, telefoonnummer, mobiel nummer of faxnummer | om u te identificeren en correct aan te spreken, om eventuele klachten af te handelen en om de (juridische) positie van Loyens & Loeff vast te stellen, te verdedigen en uit te oefenen, en om te voldoen aan de afspraken die wij hebben met uitzendbureaus, headhunters en wervingsbureaus |
| taal, nationaliteit, burgerlijke staat, gezinssituatie, geslacht | om u op de juiste manier aan te spreken |
| foto | om je te identificeren |
| opleiding, vaardigheden, beroepservaring, cijfers, diploma, referenties | om te bepalen of u geschikt bent voor en voldoet aan alle relevante vereisten voor het vervullen van de functie waarop u hebt gesolliciteerd en of u past binnen de bedrijfscultuur van Loyens & Loeff, om eventuele klachten af te handelen en om de (juridische) positie van Loyens & Loeff vast te stellen, te verdedigen en uit te oefenen, en om te voldoen aan de afspraken die wij hebben met uitzendbureaus, headhunters en wervingsbureaus |
| huidig salaris | om een indicatie te krijgen van het salaris dat wij u kunnen aanbieden, om eventuele klachten af te handelen en om de (juridische) positie van Loyens & Loeff vast te stellen, te verdedigen en uit te oefenen, en om te voldoen aan de afspraken die wij hebben met uitzendbureaus, headhunters en wervingsbureaus |
| resultaten van persoonlijkheids-, IQ- en andere tests die je mogelijk moet afleggen in het kader van onze sollicitatie- en selectieprocedure | om te bepalen of u geschikt bent voor en voldoet aan alle relevante vereisten voor het vervullen van de functie waarop u hebt gesolliciteerd en of u past binnen de bedrijfscultuur van Loyens & Loeff, om eventuele klachten af te handelen en om de (juridische) positie van Loyens & Loeff vast te stellen, te verdedigen en uit te oefenen, en om te voldoen aan de afspraken die wij hebben met uitzendbureaus, headhunters en wervingsbureaus |
Wij verwerken deze persoonsgegevens om op verzoek van een betrokkene stappen te ondernemen voorafgaand aan het aangaan van een overeenkomst. Gezien de aard van onze diensten hebben wij bovendien gerechtvaardigde belangen bij de verwerking van deze persoonsgegevens om ervoor te zorgen dat wij bekwaam en integer personeel aannemen en om eventuele klachten of vorderingen met betrekking tot onze sollicitatie- en selectieprocedure af te handelen.
Met wie delen wij uw persoonsgegevens?
Voor bepaalde onderdelen van onze sollicitatie- en selectieprocedure (zoals persoonlijkheids- en IQ-tests) maken wij gebruik van externe dienstverleners. Waar van toepassing zullen wij uw persoonsgegevens met deze dienstverleners delen. Indien u solliciteert naar een stageplaats bij een van onze vestigingen in het buitenland, of indien uw sollicitatie op een andere manier betrekking heeft op een van deze vestigingen, zullen wij uw persoonsgegevens delen met onze gelieerde entiteiten. Deze kunnen gevestigd zijn in landen buiten de EU en Zwitserland, waar het niveau van gegevensbescherming mogelijk lager is dan in het land waar wij gevestigd zijn. Daarom hebben wij een overeenkomst voor gegevensoverdracht binnen de groep gesloten op basis van de door de Europese Commissie goedgekeurde modelcontractbepalingen voor internationale gegevensoverdracht.
Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?
Uw persoonsgegevens worden bewaard gedurende onze sollicitatie- en selectieprocedure en blijven daarna nog één jaar bewaard, tenzij de sollicitant heeft aangegeven dat de gegevens voor een langere periode mogen worden bewaard. Indien een kandidaat de gegevens wil laten verwijderen, dient hij of zij dit aan ons wervingsteam te melden.
10. Gegevensbescherming en -beveiliging
Als volledig onafhankelijk advocatenkantoor garandeert Loyens & Loeff advies van topkwaliteit overal ter wereld. Wij zetten ons in om op de meest efficiënte manier aan de behoeften van onze cliënten te voldoen, met inachtneming van de hoogste kwaliteitsnormen. Wij beschikken over een eigen netwerk van kantoren in belangrijke financiële centra en opereren in een dynamische bedrijfsomgeving waarin wij in hoge mate afhankelijk zijn van informatiesystemen en computernetwerken. Het is van essentieel belang dat de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van onze cliëntgegevens te allen tijde worden gewaarborgd door de risico’s waaraan deze gegevens zijn blootgesteld te beheren in overeenstemming met de toepasselijke wettelijke en regelgevende vereisten en interne normen. Met het oog hierop hebben wij het Loyens & Loeff-beleid inzake informatiebeveiliging aangenomen en leven wij dit na; dit beleid is gebaseerd op de controlemaatregelen van ISO/IEC 27002.
11. Uw rechten en hoe u deze kunt doen gelden
U kunt ons om informatie over en inzage in uw persoonsgegevens vragen en bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door ons. Verder hebt u onder bepaalde omstandigheden het recht om ons te vragen uw persoonsgegevens te corrigeren of te verwijderen, de verwerking van uw persoonsgegevens door ons te beperken, uw persoonsgegevens in een gestructureerd, gangbaar en machinaal leesbaar formaat te ontvangen en uw persoonsgegevens naar een andere organisatie te (laten) overdragen.
Mocht u vragen, opmerkingen of klachten hebben met betrekking tot deze privacyverklaring of de verwerking van uw persoonsgegevens door ons, neem dan gerust contact op met uw vaste contactpersoon binnen ons kantoor of met onze verantwoordelijke voor gegevensbescherming en privacy via dataprotection@loyensloeff.com of +31 20 578 57 85.
Ten slotte hebt u het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde gegevensbeschermingsautoriteit, zoals de Nederlandse Autoriteit Persoonsgegevens, de Belgische Privacycommissie, de Luxemburgse Nationale Commissie voor Gegevensbescherming of de Zwitserse Federale Commissaris voor Gegevensbescherming en Informatie. De contactgegevens van deze autoriteiten vindt u op:
www.autoriteitpersoonsgegevens.nl
https://www.privacycommission.be
https://www.edoeb.admin.ch/edoeb/en/home/the-fdpic/links/data-protection—switzerland.html
